Baca Buku "Getting Things Done"

Baca buku Getting Things Done, tepatnya saya hanya membaca summary-nya saja. Ya tentu saja karena saya belum selesai membaca bukunya. Saya melihat buku ini sangat menarik. Yang terlintas di pikiran saya adalah segera menyelesaikan pekerjaan dengan cepat.

Karena pekerjaan saya banyak dan juga butuh penyelesaian segera maka saya juga harus segera menyelesaikan membaca buku ini. Akhirnya saya membaca summary-nya saja untuk lebih menghemat waktu. Saya membaca disini https://www.mudamasters.com/en/personal-growth/getting-things-done-dallen-summary. Meskipun demikian saya tetap akan membaca bukunya secara utuh dan menyeluruh. Saya akan menyempatkannya.

Summary tersebut saya tulis lagi di sini, ya karena saya ingin mencatatnya apa yang sudah saya baca dan pahami sehingga jika suatu saat saya membutuhkan untuk melihat kembali, mengingat kembali poin penting apa yang sudah saya ambil dari sebuah buku atau artikel.

Menggunakan catatan sendiri memang lebih enak dan lebih mudah untuk dipahami kembali.

Dari summary yang saya baca adalah sebagai berikut.

Dalam bukunya "Getting Things Done, David Allen menjelaskan sebuah sistem yang membantu mencapai kehidupan dengan 'pikiran seperti air', yang merupakan rahasia produktivitas. Ketika sesuatu dilemparkan ke dalam segelas air, airnya berkerut, tetapi pada akhirnya air menemukan kedamaiannya kembali. Beginilah seharusnya pikiran kita bereaksi juga. Kapan pun pikiran kita dipicu oleh peristiwa eksternal dan mulai berkerut, seharusnya ada waktu untuk menemukan kembali keseimbangannya.

Namun, di dunia saat ini, orang semakin sibuk dengan segala sesuatu yang mereka miliki atau ingin lakukan, yang membuat pikiran mereka terus berkerut. Orang-orang ini tidak memiliki pikiran seperti air.

Dalam buku ini, Allen menjelaskan sistem yang membantu orang mendapatkan kembali pikiran mereka seperti air. Sistemnya didasarkan pada dua prinsip: menentukan tindakan yang dapat dieksekusi berikutnya untuk setiap tema dan mencatat tindakan Anda dalam sistem yang dapat dipercaya. Sistem itu sendiri terdiri dari 5 langkah: mengumpulkan, memproses, mengatur, meninjau dan melakukan.

Miliki SISTEM YANG DAPAT DIPERCAYA 

Memiliki SISTEM YANG DAPAT DIPERCAYA, di mana semua tindakan pribadi Anda disimpan, membawa kedamaian dalam pikiran Anda. Ketika Anda tahu bahwa Anda dapat mengandalkan sistem Anda, alam bawah sadar Anda akan melepaskan tindakan tersebut dan Anda dapat bersantai segera setelah tindakan tersebut didokumentasikan. Ini menjelaskan mengapa semua teori daftar bekerja, apakah itu daftar tindakan di tempat kerja, atau menuliskannya sebelum Anda tidur.

Memiliki pikiran yang rileks juga berarti bahwa Anda dapat fokus pada satu tugas spesifik yang ada, tanpa mengganggu pikiran bawah sadar Anda, yang meningkatkan produktivitas pribadi Anda.

 “If you mind is empty, it is ready and open for anything”
-Shunryu Suzuki

Langkah pertama adalah MENGUMPULKAN

Sebelum Anda mulai melakukan sesuatu, Anda harus mendapatkan gambaran umum tentang segala sesuatu yang perlu dilakukan, baik secara fisik maupun mental. Hal ini dapat mencakup memiliki kotak fisik tempat Anda meletakkan hal-hal yang perlu ditangani dengan cara tertentu, atau memposting tugas yang akan ditulis.

Penting untuk tidak mulai menjalankan tugas yang ada, karena sampai Anda merasa nyaman dalam mengumpulkan semuanya, Anda tidak akan memiliki pikiran seperti air untuk melakukan tugas dengan cara yang paling produktif.

Langkah Kedua adalah PENGOLAHAN

Pengolahan berarti mengosongkan kotak atau laci dan menentukan tindakan yang dapat dijalankan berikutnya untuk semua item yang telah Anda kumpulkan di langkah pertama. Kebanyakan orang merasa sulit untuk bertindak atas tugas tertentu karena mereka tidak tahu apa yang perlu mereka lakukan selanjutnya. Tanpa mendefinisikan apa yang perlu dilakukan, tugas tersebut tidak lebih dari ide abstrak dan akan terus bermunculan di pikiran Anda.

Langkah selanjutnya yang dapat dieksekusi adalah tindakan yang dijelaskan dengan jelas yang dapat Anda lakukan untuk menyelesaikan tugas. Ini berarti benar-benar melakukan semua pemikiran sebelumnya dan hanya menyisakan eksekusi. Misalnya, Anda tidak menuliskan ´membeli bahan makanan untuk makan malam´ pada daftar belanjaan Anda, tetapi: ´bahan untuk pasta Bolognese´, atau bahkan daftar bahan yang sebenarnya. Sebagian besar 'pekerjaan' sekarang telah selesai meskipun Anda bahkan belum pergi ke toko.

Langkah ketiga adalah MENGATUR TINDAKAN

Sekali lagi, kami hanya memulai langkah ini ketika bagian pemrosesan selesai untuk semua tindakan. Pengorganisasian dilakukan sesuai dengan prinsip Allen, kerjakan, mendelegasikannya, atau menangguhkannya.

Jika tugas membutuhkan waktu kurang dari 2 menit untuk dijalankan, lakukan segera. Ini adalah tugas-tugas yang pelacakan tugasnya membutuhkan lebih banyak kapasitas daripada melakukannya. Pendelegasian harus dilakukan ketika Anda merasa orang lain dapat mengerjakan tugas lebih cepat dan atau lebih baik dari Anda. Semua tugas yang tersisa harus diatur dalam sebuah sistem.

Sistem dapat menyertakan berbagai jenis daftar. Orang untuk dihubungi, orang untuk menulis E-mail, daftar tindakan untuk berbagai proyek yang Anda kerjakan. Tugas yang terikat waktu harus segera direncanakan di kalender Anda.

Langkah Keempat adalah TINJAUAN

Tujuan diperlukan untuk menjaga pikiran Anda seperti air, konfirmasi rutin bahwa sistem Anda masih berfungsi. Pada langkah ini, Anda secara teratur mengonfirmasi bahwa Anda telah menetapkan tugas yang benar dan bahwa Anda telah menyertakan semua yang perlu dilakukan. Fase tinjauan ini membutuhkan waktu sekitar 1 atau 2 menit untuk tinjauan harian dan di samping tinjauan tersebut sekitar 10 menit untuk tinjauan mingguan.

Langkah terakhir adalah PELAKSANAAN

Pelaksanaan dan menyertakan logika di mana Anda memutuskan tugas apa yang akan dikerjakan pada waktu tertentu sepanjang hari. Tugas mana yang harus dikerjakan setiap saat didasarkan pada konteks, waktu yang tersedia, tingkat energi dan prioritas.

Konteksnya sudah menentukan jenis tugas yang dapat Anda kerjakan. Duduk di belakang meja Anda, memungkinkan untuk membuat panggilan telepon dan menulis email, apakah Anda sedang dalam perjalanan dengan waktu luang, kemudian Anda mungkin menggunakan waktu itu untuk membeli sesuatu.

Waktu yang tersedia juga penting. Ketika Anda memiliki 5 menit di antara dua pertemuan, tidak bijaksana untuk memulai tugas yang memakan waktu satu jam, tetapi menjawab email mungkin dapat dilakukan. Inilah sebabnya mengapa saya tidak memulai dengan E-mail di awal hari. Sebagian besar tugas menjawab e-mail saya, dapat dilakukan dalam slot waktu yang lebih kecil sepanjang hari.

Tingkat energi juga harus dipertimbangkan. Tidak semua tugas dapat diselesaikan kapan saja karena membutuhkan fokus ekstra. Saya pribadi suka merencanakan tugas yang sangat fokus di pagi hari dan menyimpan tugas sederhana di penghujung hari.

Terakhir, prioritas tugas dapat membantu Anda menentukan apa yang harus dilakukan terlebih dahulu. Prioritas harus berasal dari 6 tingkat pekerjaan: tujuan hidup (1), visi 3-5 tahun Anda (2), visi 1-2 tahun Anda (3), tanggung jawab saat ini (4), proyek saat ini (5) dan yang ditentukan saat ini tindakan (6). Tindakan yang paling penting di level 6 adalah tindakan yang secara langsung memengaruhi 5 level lainnya.

Kesimpulannya

Untuk mencapai "Getting Things Done" harus mempunyai dan menggunakan sistem yang dipercaya, sudah terbukti atau sudah dan sedang Anda gunakan saat ini.

Sistem tersebut harus mengakomodir kelima langkah yakni Mengumpulkan, Pengolahan, Mengatur Tindakan, Tinjauan dan Pelaksanaan.

Disamping kelima langkah tersebut, juga perlu dipertimbangkan tingkat energi, kemampuan kita dalam mengerjakan tugas atau pekerjaan.

Menetapkan prioritas atas apa yang akan dikerjakan lebih dahulu mungkin akan dapat membantu dalam mencapai "Getting Things Done".